الخطوة الرابعة: تلخيص البيانات ( مشرفو المواد – اخصائى الحاسب- مسئول وحدة التدريب والجودة)
تستلزم هذه الخطوة معرفة انواع البيانات (كمية – كيفية)، والاستراتيجيات المختلفة للتلخيص مع الاستعانة ببعض برامج الحاسوب البسيطة مثل: ميكروسوفت اكسل (Microsoft Excel).
أنواع البيانات:
البيانات الكمية: تغطي البيانات الكمية جزءًا كبيراً من أدلة وشواهد القدرة المؤسسية، والفاعلية التعليمية، حيث تشمل: نسبة الحضور، ونسب النجاح، وإحصاءات الموارد البشرية، وإحصاءات الموارد المادية، و الإحصاءات التعليمية، وعدد وأنواع الدورات التدريبية، ونسب الغياب، ونسب التسرب، ...وغيرها)، وأي مصدر آخر للمعلومات التي يمكن أن تؤخذ بعين الاعتبار.
البيانات الكيفية: هذا النوع من البيانات غالبا ما تحول إلى بيانات كمية عند تصنيفها وفق كل متغير تصنيفى وتحويلها إلى نسب مئوية، ويمكن أن تحول إلى نص مكتوب يوصف حالة أو أداء معين. والملخص الكيفى يعتبر مساعد فى تفسير السلوك البشرى (أداء المعلمين – الأخصائيين – القيادة المؤسسية ...) المرتبط بالجهود المبذولة فى خطط التحسين.
ويعتبر التكامل بين النتائج الكمية والكيفية أساساً جيداً لصنع واتخاذ القرارات الخاصة بعمليات التحسين.
الخطوة الخامسة: عرض البيانات (مشرفو المواد)
يعتبر عرض البيانات خطوة مهمة للربط بين استخراج البيانات وتحليل البيانات، والعرض الجيد للبيانات يعتمد على فهم الهدف من العرض، فالأهداف المختلفة تتطلب عرضاً مختلفاً للبيانات. ويجب أن يكون العرض واضحاً لفريق التطوير بالمؤسسة، لسهولة اتخاذ القرارات.
· تحديد الهدف من عرض البيانات
يجب أن يشمل عرض البيانات الجمع بين ثلاثة عناصر، تعتبر البداية الجيدة لتصميم طريقة عرض البيانات، وهى:
أ- عدد المجموعات التى تتضمنها البيانات (الصفوف – الذكور والإناث...).
ب- عدد مرات القياس (الفصول الدراسية – السنوات الدراسية – الشهور...).
ج- عدد أدوات التقويم المستخدمة فى القياس.
· تحديد العرض النهائي للبيانات