المراجعة الخارجية 3

نقاط : 1824 تاريخ التسجيل : 08/06/2009

تجميع الوثائق التى تمثل الأدلة و الشواهد الخاصة بكل مجال من مجالات المعايير بشكل منظم فى الحجرة المخصصة لفريق المراجعة أو توفير قائمة بأماكن توافرها.
التأكيد على وجود عينة من المعنيين بالأمر من خارج المؤسسة (أولياء الأمور، أعضاء مجلس الأمناء، أعضاء المجتمع المحلى،....) لإجراء مقابلات معهم ويفضل أن يكون ذلك في اليوم الأول للزيارة الميدانية.
- مناقشة جدول الزيارة الميدانية وتنسيق جدول مبدئي للمقابلات الشخصية لكل من العاملين بالمؤسسة والطلبة والمعنيين بالأمر، واقتراح موعد اللقاء اليومي مع مدير المؤسسة لمناقشة أي صعوبات تواجه الفريق أثناء الزيارة؛ وكذا أي صعوبات قد يسببها الفريق للمؤسسة.
أن تحليل المهام السابقة يؤكد أن النجاح فى أدائها ليس منوطا برئيس فريق المراجعة فقط وإنما يرجع وبنفس الدرجة إلى تعاون مدير المؤسسة وأعضائها ذوى العلاقة بتلك المهام، وهو بطبيعة الحال مقبول ومتوقع . ولم لا إذا كانت المؤسسة هى المستهدفة بالزيارة التنسيقية وبعملية الاعتماد فى مجملها.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
الزيارة الميدانية للمؤسسة
تتيح الزيارة الميدانية فرصة جيدة للتواصل بين الهيئة القومية لضمان جودة التعليم والاعتماد والمؤسسات التعليمية الراغبة فى الحصول على الاعتماد، وهو تواصل مطلوب باعتبار أن تقويم المؤسسة، وتحديد مستوى أداءها، وموقعها من الاعتماد ليس الهدف الوحيد للزيارة، وإنما مضاف إليه تشخيص أداء المؤسسة، وتعرف جوانب التميز، وجوانب الضعف فيه، وطرح توجيهات لتحسينه فى إطار التطوير المستمر للأداء المؤسسى، وضمان جودته.
وهكذا يمكن أن تتسع أهداف الزيارة الميدانية لتتعدى النظر إليها بحسبانها وسيلة لجمع بيانات ومعلومات حقيقية عن واقع أداء المؤسسة فى مجالاته المختلفة تسهم فى ترشيد عملية اتخاذ قرار أو حكم بشأن اعتماد المؤسسة_ فتصبح أداة تعارف ومعبر لبناء الثقة، ومناسبة لتعرف الذات المهنية والمؤسسية، وفرصة لدعم ثقافة الجودة والاعتماد لصدق النوايا.
إجراءات الزيارة الميدانية :
إذا كان جمع الشواهد والأدلة يمثل المهمة الرئيسية لفريق المراجعة، فإن أداء هذه المهمة يرتبط بمهام أخرى يوضحها الجدول المقترح للزيارة، وتتلخص هذه المهام فى:
- بناء علاقة مهنية وإنسانية جيدة مع أفراد المؤسسة تدعم عمل الفريق وذلك من خلال التنسيق بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة من اجل:
قيام الفريق فى اليوم الأول للزيارة بجولة داخل المؤسسة للتعرف عليها.
عقد اجتماع قصير، وفى وقت مناسب فى اليوم الأول للزيارة، يجمع أعضاء فريق المراجعة والعاملين فى المؤسسة- ومن بينهم أعضاء وحدة الجودة-
للتعريف بالفريق وطبيعة عمله، وتوفير إجابات عن الاستفسارات المتعلقة بالزيارة وما يترتب عليها.
عقد اجتماع آخر يجمع أعضاء الفريق والعاملين فى المؤسسة فى ختام الزيارة، حيث يؤكد الفريق فى هذا الاجتماع تقدير المؤسسة وتعاونها فى انجاز عملية المراجعة.
- متابعة سير عمليات المراجعة والتقويم، والعمل على تذليل ما قد يواجهها من صعوبات وذلك من خلال:
عقد اجتماع يومى بين رئيس الفريق ومدير المؤسسة.
عقد اجتماع يومى للفريق لمراجعة خطة عمل اليوم، واجتماع آخر فى نهايته لمراجعة انجازات الفريق.
- توثيق عمل الفريق بتسجيل كافة الفعاليات والأحداث و الملحوظات فى مواقعها فى أدوات جمع البيانات وفى وثائق خاصة عند الحاجة.
ويتضح من تحليل هذه المهام أنها ثنائية البعد بمعنى أن أداءها بنجاح يتطلب التعاون بين رئيس فريق المراجعة وأعضاء هذا الفريق من جهة ومدير المؤسسة وأعضائها من جهة أخرى.
ويستعين فريق المراجعة الخارجية بمجموعة من الأدوات لجمع بيانات حقيقية، تعكس شواهد وأدلة تتعلق بأداءات المؤسسة من منظور مؤشرات ومعايير الجودة لمؤسسات التعليم قبل الجامعى.
وتتضمن هذه الأدوات أدلة تحليل الوثائق، واستمارات الملاحظة، واستمارات المقابلة الفردية والجماعية، وقائمة تقييم الممارسات والمؤشرات.
التقرير الخارجي للاعتماد
التقرير الخارجي هو الوثيقة التي يتم من خلالها الحكم على أداء المؤسسة التعليمية استنادًا إلى مدى استيفائها معايير الجودة، ويتأسس على هذا الحكم التوصية بمنح أو عدم منح الاعتماد للمؤسسة، والتقرير كذلك هو الأداة التي من خلالها يمكن تقديم النصح والتوجيه للمؤسسة لمساعدتها على تحسين أدائها واستيفائها حد أعلى من معايير الجودة.
- ويراعى إعداد التقرير تأسيس الأحكام التي يصدرها الفريق عن أداء المؤسسة، على أدلة وشواهد تم التحقق من صحتها وتوثيقها ويمكن الرجوع إليها وليس على انطباعات أو رؤى شخصية، ويجب الإشارة إلى الأدلة
والشواهد التي استند إليها الفريق خاصة في حالة إصدار أحكام مخالفة لما أصدرته المؤسسة عن نفسها.
- وينظر إلى إعداد التقرير كعمل جماعي حيث انه يتم الاتفاق على مضمونة من خلال المناقشات اليومية أثناء الزيارة الميدانية وما يعقبها من لقاء أعضاء الفريق للانتهاء من كتابة التقرير.
- صمم التقرير بحيث يقدم تقييما كميا وكيفيا شاملا عن مستوى أداء المؤسسة،
يكون التقييم الكمي في صورة درجات ونسب أما التقييم الكيفي فيقدم شرحا و تفسيرا لهذه الدرجات، ويبرز جوانب التميز (الإيجابيات) والقصور (التحديات) في أداء المؤسسة، فضلا عن تقديم توجيهات و مقترحات للتحسين (أوجه تحسين).
ويقع التقرير فى جزأين رئيسيين يقدم الأول منهما تقييما وتوجيها تفصيليا لأداء المؤسسة فى ضوء معايير ضمان الجودة والاعتماد. أما الجزء الثانى فيقدم ملخصا للتقييم وكذلك التوصية بمنح او عدم منح الاعتماد.
وقد بنى الجزء الأول من التقرير ترتيبا على محتوى المؤسسة للتقدم للاعتماد ومن ثم يشتمل هذا الجزء على تعليق فريق المراجعة وتقييمه كلا من :
البيانات الأساسية للمؤسسة؛ والرؤية والرسالة؛ ودراسة التقييم الذات ى ؛ وخطة التحسين ونتائجها.
ونظرا لحساسية وأهمية التقرير الخارجى للاعتماد فأنه يكتب بحرفية عالية، وموضوعية شديدة، ودقة متناهية، وينعكس ذلك على محتوى التقرير، إذ يحتوى كل التفاصيل المهمة عن المؤسسة وتتأسس كافة الأحكام فيه على الأدلة والشواهد الكافية والموضوعية، هذا ويخضع هيكل التقرير فى مرحلته الأولى إلى تدقيق ومراجعة من قبل المؤسسة المعنية حيث يرسل إليها للتعليق عليه وإبداء رأيها فى دقة محتواه قبل وضعه فى صورته النهائية
المراجعة الخارجية 3 346ajc6