المراجعة الخارجية 2

نقاط : 1824 تاريخ التسجيل : 08/06/2009

لقاء رئيس الفريق يوميا مع مدير المؤسسة التعليمية وذلك لتذليل الصعوبات، وحل المشكلات التي قد تعترض عمل الفريق.
ويلاحظ أن هناك أكثر من " سيناريو" لإعداد جدول الزيارة منها على سبيل المثال أن يقترح كل عضو من أعضاء الفريق جدو ً لا خاصًا بالمهام الموكلة إليه ثم يتم تنسيق تلك الجداول فى جدول عام للزيارة، ونقدم فيما يلي مقترح لجدول
الزيارة الميدانية للمؤسسة التعليمية خلال أيام ثلاثة لها .
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
جدول مقترح للزيارة الميدانية
اليوم الأول :
مقابلة الفريق لمدير المؤسسة؛ تعريف و ترحيب مختصر.
حضور طابور الصباح.
جولة سريعة في المؤسسة للتعرف على إمكانياتها.
لقاء مع مدير المؤسسة وممثلو وحدة الجودة لتعرف رؤية االمؤسسة ورسالتها، وعمليات التقييم الذاتي، وخطط التحسين فيها.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الأول و التعامل مع ما يستجد.
ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية ومقابلة ممثلي الطلبة (من الأفضل القيام بهذه المقابلات في وقت الفسحة).
متابعة ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية.
فحص السجلات.
التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
مقابلة المعنيين بالأمر (أولياء أمور– أعضاء مجلس الأمناء والمجتمع المحلي).
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الأول وتعديل خطة عمل اليوم الثاني عند الضرورة.
اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.
اليوم الثاني :
حضور طابور الصباح.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الثاني و التعامل مع ما يستجد.
ملاحظة الفصول والأنشطة الصفية واللاصفية .
عقد المقابلات الفردية و اللقاءات الجماعية (مدرسين؛ أولياء أمور؛ مجلس أمناء).
متابعة فحص السجلات.
التعرف على الخدمات التي تقدمها المؤسسة.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة إنجازات اليوم الثانى وتعديل خطة عمل اليوم الثالث عند الضرورة.
اجتماع قائد الفريق مع مدير المؤسسة.
اليوم الثالث :
حضور طابور الصباح.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة خطة عمل اليوم الثالث و التعامل مع ما يستجد.
عقد لقاء مع فريق الجودة بالمؤسسة.
اجتماع مغلق لأعضاء الفريق لمراجعة ما تم إنجازه ومناقشة التقرير الخارجي في صورته النهائية والعمل على استكمال أى عمل متصل بالانتهاء من التقرير.
• اجتماع مع مدير المؤسسة وفريق الجودة وممثلى المعنيين لتوفير التغذيةالراجعة حول التسهيلات إلى وفرتها المؤسسة لإدارة الزيارة وابرز جوانب التميز فى أدائها واهم التحديات التى تواجهها والمقترحات العامة للتحسين.
شكر المؤسسة والمغادرة.
٣- الزيارة التنسيقية للمؤسسة التعليمية :
يمكن النظر إلى الزيارة التنسيقية باعتبارها بطاقة تعارف أوليه بين المؤسسة التعليمية وفريق المراجعة الخارجية، ويقوم بهذه المهمة قائد الفريق إذ يتعين عليه الاتصال بمدير المؤسسة هاتفيا أو كتابة، وتحديد موعد لهذه الزيارة يسبق عملية المراجعة الخارجية الفعلية، ويفضل أن يتم هذا الاتصال قبل الزيارة التنسيقية
بيومين على الأقل– علما بان عملية المراجعة الخارجية تتم في غضون أسبوعين من هذه الزيارة.
وتهدف الزيارة التنسيقية للمؤسسة بشكل عام إلى:
- التأكيد على ترتيبات الزيارة الميدانية مثل إجراءات الزيارة، والجدول الزمني، والترتيبات اللوجستية، و أخرى.
- إفادة المؤسسة عن مدى كفاية المعلومات والوثائق التي تضمنتها الدراسة الذاتية، وطلب أية معلومات، أو وثائق إضافية.
- التأكيد على توفير الوثائق الداعمة (الأدلة والشواهد) أثناء الزيارة الميدانية.
الجزء الأول: التقييم الذاتى وإجراءات الاعتماد
وللزيارة التنسيقية أهمية خاصة بالنسبة للمؤسسة التعليمية من ناحية وفريق المراجعة الخارجية من ناحية أخرى، فقد يكون لدى المؤسسة التعليمية كثير من المخاوف حول عملية المراجعة الخارجية وكذلك قد يكون لديها بعض المفاهيم الخطأ عن كيفية الاستعداد لهذه الزيارة لذا يمكن أن تقلل الزيارة التنسيقية من حدة
هذه المخاوف، وتؤدى إلى بناء مناخ من الثقة والتعاون مع العاملين في المؤسسة التعليمية، وتوضح كذلك دور المراجعة الخارجية، وآلياتها، وكيف تعد المؤسسة نفسها لهذه الزيارة.
وهناك واجبات و مهام خاصة يجب أن يقوم بها قائد الفريق حتى تتحقق الفائدة المرجوة من الزيارة التنسيقية، ومن أهم تلك المهام:
- عقد مقابلات مع فريق الجودة وممثلو مجتمع المؤسسة، للتعريف بطبيعة عمل الفريق، وأهداف المراجعة الخارجية، والتأكيد على أن عملية المراجعة الخارجية هي عملية محددة الأهداف، تتم في فترة محدودة ولذا:
يصعب ملاحظة جميع الفصول ومقابلة كافة العاملين بالمؤسسة.
قد يولى الفريق عناية خاصة، ويبحث ويتعمق في مجالات/معايير أوضحت دراسة التقييم الذاتي للمؤسسة أن بها بعض التناقض.
قد يولى الفريق عناية خاصة لبعض المعايير التي يرى أن الأداءات المتعلقة بها تميز أداء المؤسسة، أوتسهم في وصولها إلى المستوى المنشود.
- التأكيد على أن مهمة فريق المراجعة تجمع بين التقييم وبين تقديم النصح والإرشاد وأن التعاون الصادق بين المؤسسة والفريق ييسر عمل الفريق ويساعد المؤسسة على الاستفادة من هذه الزيارة .
- طلب توفير بعض الإمكانات البشرية والمادية، والمعلومات والبيانات التي من شأنها تيسير عمل الفريق أثناء الزيارة الميدانية مثل:
تحديد احد أعضاء المؤسسة للقيام بدور المنسق لتيسير عمل فريق المراجعة داخل المؤسسة.
• ويراعى عند اختيار المؤسسة للمنسق أن يكون ممثلا جيدا لها وهذا يستدعى أن تتوافر لديه القدرة على التواصل الفعال وان يكون على وعى كامل بالعمليات والإجراءات التى استخدمتها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، فضلا عن إمكانية تفرغه لمصاحبة الفريق أثناء زيارته للمؤسسة دون تدخل – بالطبع - فى عمل فريق المراجعة الخارجية.
توفير الأدوات التى استعانت بها المؤسسة فى دراسة التقييم الذاتى، سواء
أكانت الأدوات المشار إليها فى دليل أدوات جمع البيانات الذى أصدرته الهيئة
أم أيه أدوات أخرى.
تقديم معلومات عن الأنشطة والاحتفالات والمناسبات غير المعتادة مثل إقامة يوم رياضي بالمؤسسة؛ مسابقة أوائل الطلبة.
تجهيز حجرة خاصة للفريق أثناء الزيارة الميدانية لاستخدامها أثناء اجتماعات أعضاء الفريق أو فحص الوثائق.
تحديد الإمكانات والمواد التى يمكن للفريق استخدامها بالمؤسسة أثناء الزيارة.
توفير خريطة للمؤسسة، وجدول الحصص وخطة الإشراف والأنشطة الخاصة بالمؤسسة، وقائمة ببيانات وأسماء العاملين بالمؤسسة، وبياناتهم تشمل وظائفهم وأدوارهم وتعين هذه القائمة الفريق في تحديد الأفراد المستهدفين بالمقابلات الشخصية
المراجعة الخارجية 2 20rlrb5