1- أثناء تحديد أهداف التحسين (البيانات التفصيلية للمجالات المستهدفة من التطوير).
2- أثناء تطبيق عمليات التحسين وبرامج التدخل (التقويم التكوينى والمستمر أثناء تطبيق عمليات التحسين).
3- فى نهاية خطة التحسين، لتوثيق النتائج (ملخص نتائج التحسين وبرامج التدخل).
ولإدارة البيانات بشكل جيد، يمكن تصنيفها كالتالى:
· تصنيف البيانات (أداءات المتعلمين – فاعلية المؤسسة).
· عرض أداءات المتعلمين فى كل مادة على حدة فى ضوء المستويات المستهدفة لنواتج التعلم.
· تصنيفها وفقاً لطرق التقويم المختلفة.
· تصنيفها عبر الفترات الزمنية المختلفة (الشهور – الفصل الدراسى ...).
3-2 استخراج وتنظيم البيانات:
وربما تكون أصعب مهمة فى التعامل مع البيانات المرتبطة بتحسين أداء المؤسسة، وتشمل ست خطوات:
1- تحديد البيانات (مشرفو المواد- مسؤل وحدة التدريب والجودة).
2- جمع البيانات، (دور المعلم).
3- تنظيم البيانات (دور المعلم – مشرفو المواد – اخصائى الحاسب- مسئول وحدة التدريب والجودة).
4- تلخيص البيانات ( مشرفو المواد – اخصائى الحاسب- مسئول وحدة التدريب والجودة).
5- عرض البيانات (مشرفو المواد).
6- تحليل النتائج (مشرفو المواد – مسئول وحدة التدريب والجودة).
الخطوة الأولى: تحديد البيانات (مشرفو المواد- مسؤل وحدة التدريب والجودة):
ويمكن هنا تقديم مجموعة من الأسئلة المقترحة (جدول- 3) يمكن أن تساعد فى تحديد البيانات التى يمكن استخدامها فى تحليل النتائج، والتحديد الجيد لمدى تحقيق المؤسسة لنواتج التعلم المستهدفة، ومدى فاعلية المؤسسة لتحقيق هذه النواتج.