امواصفات السكرتير

السكرتير الفعال وصفاتـه الشخصيـة وأنواعهـا وأهميتهـا
بسم الله الرحمن الرحيم

السكرتير الفعال وصفاتـه الشخصيـة وأنواعهـا وأهميتهـا :

يشهد العلم تغييرات جذرية سريعة ومتتابعة حيث أصبحت السمة الغالبة على بيئة العمل المحيطة بنا هي التقلب والتغيير الديناميكي السريع بالإضافة إلى التميز هذا التغيير بالتقدم التكنولوجي واحتوائه على مفاهيم إدارية جديدة ومتطورة قادت علماء الإدارة والباحثين إلى الاهتمام بالعنصر البشري لأنة هو محور التغيير من خلال التغلغل في صفات السكرتير للحصول على نتائج ذات جودة وسرعة عالية والتعرف على الاستراتيجيات وفنون الإدارة الحديثة التي باتت تعتمد على العلوم الحديثة كأساس للتنمية والتطوير إن معرفة أسرار الشخصية تقودنا للتعرف على النفسية البشرية التي تقود الإنسان إلى دائرة الإبداع.



صفــات السكــرتيــر الفعــال :


1 - أن يكون يتمتع بالثقة بالنفس والصحة الجسدية والنفسية.

2 - أن يكون جريئا بعيدا عن الشعور الخوف والخجل والقلق.

3 - أن يكون لدية القدرة على إدارة الذات وترتيب الأوليات.

4 - التخلص من السلوكيات السلبية (العصبية، التسرع، المماطلة).

5 - الإبداع في حل المشاكل والتفاوض بايجابية.

6 - إدارة الوقـــت.

7 – دقــة الملاحظــة وسرعــة البديهــة.

8 – اللباقــة والتــأدب في الحــديث.

9 – سعــة الإطلاع والقراءة وتنميـة الثقـافيـة الذاتيـة.

10 – استقبـال الجميع بترحيب يتناسب مع المجاملة.

11 – المبـادرة بمساعدة الزائرين قدر الامكان وتحقيق رغباتهم.

12 – عـدم التــدخـل في اختصاصـات الزمــلاء.

13 – عـدم استخدام إساءة السلطة المفـوض بها من قبل المديـر لإنجــاز بعض المهــام الإداريــة.

14 - أن يكتـم السر ويحافظ على خصوصيات العمل.



الصفــات العلميـــة والفنيـــة :


1 - أن يكون السكرتير ملما بأمور الإدارة المكتبية الحديثة طرق التطوير.

2 - أن يكون ملما بمفاهيم إدارة الجودة الشاملة.

3 - أن يجيد استخدام برامج الكمبيوتر والآلات المكتبية وصيانتها ومتابعتها.

4 - أن يكون لدية الرغبة بالتطوير الذاتي المستمر ورفع الكفاءة والتدريب.

5 - أن يكون لدية إلمام بمهارات إعداد الدراسات والبحوث والاستبيانات.

6 - أن يتمتع بسعة الإطلاع والثقافة والقدرة على التفكير الإبداعي والقراءة.

7 - أن يكون قادرا على التعبير وصياغة المراسلات وإيصال المعلومة بسلاسة.

8 - أن يكون لدية مبادئ الترجمة وإيجاد المسميات والمصطلحات والتأليف.

9 - أن يكون قادرا على نظم اللوائح الداخلية وتنظيم العمل وتطبيق النظام.

10 - أن يجيد استخدام قواعد الاتصالات واستخدام الهاتف وآداب الحديث.

11 - أن يكون لدية روح الفريق بالعمل وكيفية اكتساب ولاء الموظفيــن.

12 - أن يكون ملما بالمعلومات الفنية الإدارية العامة وطرق قياس الرأي العام.

13 - أن يكون مطلعا على قوانين العمل والنظام الداخلي وقوانين الدولة.

14 - أن يكون قادرا على التعامل مع تنظيم الحجوزات والطيران والفنادق.

15 - أن يكون قادرا على تحليل البيانات الإحصائية والمالية وتدقيقها.

16 - أن يكون له القدرة على حفظ المعلومات وأرشفتها والرجوع إليها.

17 - أن يقبل النقد البناء والمقترحات بصدر رحب يتفاعل مع الخبراء.

18 - الالتزام بالمواعيد والصدق والإخلاص والأمانة في العمل ليكون مثالا وقدوة.

19 - أن يكون لدية القدرة على الحصول على مصادر المعلومات العالمية والمحلية.

20 - أن يكون السكرتير قادرا على الإقناع والتفاوض والتسويق الإداري